Unüberlegtes Vorgehen ist selten effektiv, egal ob bei arbeitsbezogenen Aufgaben oder solchen aus dem Privatleben. Ohne Struktur packen wir wahllos die Dinge an, die uns in den Kopf kommen. Dass das über Kurz oder Lang zu Problemen führen kann, vor allem im Berufsleben, ist logisch. Um nicht im Chaos zu versinken und dich früher oder später von der Arbeit gestresst zu fühlen, lohnt sich eine ausgeklügelte Vorgehensweise. David Allen schafft Abhilfe. Beim sogenannten “Getting Things Done”-Prinzip (GTD) geht es darum, Zeitmanagement zu erlernen und für ein entspannteres Leben in den Alltag zu integrieren. Deine Produktivität wird gesteigert und du kannst deine Arbeitszeit effektiver nutzen. Dadurch bist du am Ende des Tages entspannt und kannst ohne Arbeit im Kopf deinen Feierabend genießen.

 

Schritt für Schritt zur Ordnung

Das GTD-Prinzip basiert auf insgesamt fünf Schritten, die zunächst kompliziert wirken können, nach etwas Übung aber äußerst logisch und leicht zu befolgen sind.

Schritt 1: Erfassen
Hierbei gilt es, alles was dir im Kopf herumschwirrt, festzuhalten. Und damit ist wirklich alles gemeint. Von privaten Dingen über berufliche Projekte, Arzttermine, Treffen mit Freunden, Handynummern, bevorstehende Aufgaben, Ideen, Bücher und andere Anschaffungen, für die du dich interessierst, längerfristige und kurzfristig gesetzte Ziele. All das muss festgehalten werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob du deine Gedanken zu Papier bringst oder in einem Notizprogramm speicherst. Letzteres wäre aber wohl freundlicher den Bäumen gegenüber.

Schritt 2: Überblick verschaffen
Hast du nun alles, was dir auf dem Herzen liegt und für deine Gegenwart oder Zukunft eine Rolle spielt und du weiter verfolgen möchtest, gilt es nun, die einzelnen Punkte genauer anzusehen. Stelle dir bei jedem die Frage: “kann ich jetzt daran arbeiten?” Lautet die Antwort nein, dann streiche den Punkt sofort oder, wenn angebracht, lege ihn ab für einen späteren Zeitpunkt. Lautet die Antwort hingegen ja, erledige alles sofort, was maximal zwei Minuten Zeit in Anspruch nimmt. Dauert es länger, gib die Aufgabe wenn möglich ab oder schiebe sie auf die To-Do-Liste für später.

Schritt 3: Ordnen
Du hast nun einen klareren Blick auf all die Dinge, die in deinem Kopf waren. Jetzt gilt es, diese auch zu ordnen. Termine werden selbstverständlich in den Kalender eingetragen, Aufgaben nach Kategorie (Mails, Telefonate, offline/online etc.) geordnet in einer To-Do-Liste zusammengefasst und wichtige Dinge, die du selten benötigst, archiviert.

Schritt 4: Reflektieren
Regelmäßiges Durchsehen deiner Listen helfen dir dabei, deine nächste Aufgabe zu priorisieren. Einmal wöchentlich solltest du “aufräumen”, also alte Dinge streichen und neu hinzugekommene Punkte ergänzen. Hast du alles auf Papier, räumst du deinen Kopf frei, vergisst nichts und hast Raum für Kreativität und deine aktuelle Aufgabe.

Schritt 5: Anpacken
Gemäß der dir gerade zur Verfügung stehenden Zeit, deiner Energie und des Ortes, an dem du dich gerade befindest, wählst du deine nächste Aufgabe. Sitzt du beispielsweise gerade am PC, bietet es sich an, Mails abzuarbeiten statt aufzuspringen und etwas anzupacken, das an einem völlig anderen Ort getan werden muss. Hast du alle Aufgaben am PC erledigt, kannst du zu den Punkten übergehen, für die du deinen Platz verlassen musst. Genauso gilt es natürlich auch andersherum.

 

Zeitmanagement für einen stressfreieren Arbeitsalltag

Die verfügbare Zeit sinnvoll zu nutzen, Aufgaben priorisieren zu können und strukturiert vorzugehen hilft dir, deinen Alltag nachhaltig zu erleichtern. Das lässt sich auf private und berufliche Angelegenheiten beziehen. Für Unternehmen bietet es sich an, Mitarbeiter und die Geschäftsführer selbst mit entsprechenden Tools zu entlasten und mehr Zeit für Wesentliches zu schaffen. Ein solches Tool ist apprex. Mit dieser Software gelingt dir leicht die Verknüpfung zwischen Projektmanagement und Time Tracking. Ein besserer Überblick über die gesamten Prozesse durch zentral verwaltete Daten spart Zeit und Geld. Mehr über apprex erfährst du hier.